Đối mặt với sự phức tạp trong quản lý thiết bị và vật tư y tế tại hệ thống đa cơ sở

Là một trong những chuỗi bệnh viện đa khoa quốc tế hàng đầu tại Việt Nam với 10 cơ sở trên toàn quốc, Khách hàng của chúng tôi đang phải đối mặt với những thách thức lớn trong việc quản lý hệ thống thiết bị và vật tư y tế trị giá hàng nghìn tỷ đồng. 

Hàng ngày, các nhân viên y tế thường xuyên phải mất 15-20 phút để tìm kiếm thiết bị di động như máy siêu âm, máy điện tim hay bơm tiêm điện, đặc biệt trong các tình huống cấp cứu. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến thời gian đáp ứng y tế mà còn tạo áp lực lớn cho đội ngũ nhân viên.

Tại kho vật tư trung tâm, việc kiểm kê và quản lý hơn 10,000 vật tư tiêu hao đang được thực hiện thủ công thông qua các bảng tính Excel. Điều này thường dẫn đến tình trạng thừa thiếu không đồng đều giữa các khoa phòng – trong khi khoa Cấp cứu thiếu ống thở, thì kho của khoa Nội vẫn còn dư thừa. Các báo cáo kiểm kê cuối tháng thường mất 3-4 ngày để hoàn thành và thường có sai lệch 15-20% so với thực tế.

Bảo trì thiết bị y tế là một thách thức khác. Với hơn 2,000 thiết bị y tế có giá trị từ vài trăm triệu đến hàng chục tỷ đồng, việc theo dõi lịch bảo trì và lịch sử sửa chữa đang được ghi chép trong nhiều sổ tay khác nhau. Năm 2023, có tới 35% các trường hợp bảo trì định kỳ bị trễ hạn, dẫn đến 15 sự cố thiết bị nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động khám chữa bệnh.

Quy trình mua sắm và phê duyệt thiết bị, vật tư mới cũng gặp nhiều khó khăn. Thời gian trung bình để hoàn thành một quy trình mua sắm từ lúc đề xuất đến khi hàng về kho có thể kéo dài tới 2-3 tháng. Điều này một phần do quy trình phê duyệt phức tạp, trải qua nhiều cấp quản lý và thiếu một hệ thống theo dõi tiến độ xử lý. Trong nhiều trường hợp, các khoa phòng phải “mượn tạm” vật tư từ nhau để đảm bảo hoạt động, gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát chi phí.